Skeniranje dokumenata desktop skenerom

Jedna od najčešće korištenih funkcija RetSoft arhive je skeniranje dokumenata u arhiv.

RetSoft podržava širok spektar skenera tako da ne morate da brinete o tome koji skener možete da koristite.

Kada započinjete novo skeniranje možete unijeti neke informacije ili se možete osloniti na OCR (prepoznavanje teksta) dokumenta koje se vrši nakon skeniranja u RetSoft, kako biste pronašli svoj dokument.

Pokretanje novog skeniranja

Možete kliknuti na dugme za skeniranje u traci sa alatima da biste pokrenuli proces skeniranja.

Ili pritisnuti "Space bar" na tastaturi za početak. Slijedeći prozor omogućava unos informacija o dokumentu:

Ulazna polja

Sva polja za unos su neobavezna i možete ih mijenjati u bilo kojem trenutku nakon skeniranja.

  • Naziv

Naziv dokumenta

  • Datum

Polje se koristi za datum dokumenta, standardni datum je datum skeniranja dokumenta.

  • Datum važenja dokumenta - rok trajnosti

Možete unijeti datum na koji želite da filtrirate dokument kako biste ga izbrisali iz arhive. Brisanje neće biti automatsko, možete unijeti filter za pretraživanje i onda odlučiti da li želite da izbrišete dokumente koji odgovaraju traženim parametrima. Ovo je naročito važno kada dokument sadrži informacije o privatnosti i trebate ga tretirati prema zakonu o GDPR-u.

  • Metapodaci - Riječ 1/5 + Zipcode

Sva polja su opcionalna, možete odabrati da unesete određene ključne riječi pomoću kojih želite da pronađete dokument prilikom pretraživanja. Ovo je važno kada skenirate fotografije, jer ne sadrže tekst. Navedite metapodatke da biste našli fotografiju u arhivi.

Savjet: možete promeniti "word 1/5" preko tipke "metapodaci". Na ovaj način "Word 1" može biti "Korisnik" i "Word 2" može biti "Klasifikacija". Itd...

Kada završite unos opcionalnih metapodataka, kliknite na dugme "next" da biste izabrali podešavanja skeniranja.

RetSoft će pronaći sve kompatibilne TWAIN skenere povezane sa vašim sistemom i možete odabrati onaj koji želite koristiti.

Zatim možete izabrati koju zadatu postavku želite koristiti. Konfigurisali smo tri podešavanja:

  • Crno / bijelo: 300 DPI
  • Sivi tonovi: 150 DPI
  • Boja: 150 DPI

Opcije

  • Automatska numeracija

Svaki dokument će biti popunjen sa automatski uvećanim numeričkim brojačem.

  • Spoji stranice

Sve stranice će se u skeniranju spojiti u jednu datoteku. Ako isključite ovo polje, svaka stranica će se pohraniti kao jedan dokument.

Ako želite da podesite postavke, izaberite Napredno da biste pogledali dijalog podešavanja skenera vašeg skenera nakon što pritisnete dugme "Skeniraj".

Imate pitanja?

Ako imate bilo kakvih pitanja o skeniranju, možete pogledati online upute ili kontaktirati lokalnu podršku retsoft@versatek.ba.

Pregled ostalih artikala