Uvezite već postojeće dokumente u RetSoft

Kako da brzo uvezete postojeću strukturu foldera i dokumenata u RetSoft sa par jednostavnih koraka.

Ako ste kompanija koja pohranjuje dokumente na zajedničkom mrežnom disku, možda želite da uvezete čitavu dijeljenu mapu u RetSoft arhiv. Na ovaj način će svi dokumenti biti indeksirani od strane RetSoft-a kako biste ih kasnije mogli pretraživati, čak i po sadržaju.

Možete izabrati da uvezete datoteke i da kreirate novu strukturu za svaki dokument koji želite dodati u RetSoft.

Dakle, niste prisiljeni da nastavite raditi u strukturi sa kojom radite na vašem mrežnom uređaju.

Karakteristike uključuju

  • Filter po veličini dokumenta
  • Filter po tipu dokumenta
  • Uvoz metapodataka za svaki dokument
  • Prebacite PDF u RetSoft dokumente kada su dostupni

 Napomena:

  • Ako koristite arhiv u Trial modu, postoji ograničenje količine dokumenata koje možete uvesti: ovo ograničenje se ukida nakon aktivacije licence.
  • Potreban vam je OCR Engine za obradu skeniranih dokumenata. OCR Engine je standardna karakteristika rješenja RetSoft Arhiv Pro, Business i Business +, ali je dodatak za RetSoft Arhiv Expert.

Pokretanje čitača foldera

Nakon pokretanja RetSoft arhive možete pristupiti čitaču foldera pomoću menija:

  • Extra -> Alati -> Čitač foldera (Folder reader)

Upotreba čitača foldera

Upotreba čitača foldera je prilično jednostavna: određujete koji folder
želite da uvezete i koje opcije želite da koristite tokom tog uvoza.

 

Odredite folder koji uvozite u arhivu

Opcije na ovom ekranu:

  • Kompresuj i provjeri dokumente gde je primjenljivo (standardno)

Ova opcija provjerava dokumente koje podržava RetSoft Arhiv i kompresuje ih prije nego što ih uveze u arhivu.

Ako želite da zadržite dokument u izvornom obliku, isključite ovu opciju.

  • Pretvori PDF dokumente u RetSoft dokumente kada je to moguće

Kada je moguće, PDF dokumenti će biti konvertovani u RetSoft dokumente. RetSoft dokumenti su optimizirani za RetSoft arhiv. Mogu se uređivati, dijeliti i spajati,  preuređivati stranice itd... Također dokumenti se učitavaju brže kada se pregledaju unutar RetSoft-a.

  • Nemojte uvoziti dokumente veće od

Dokumenti koji su veći od navedene vrijednosti neće se uvoziti.

Koje formate dokumenata želite uvesti ?

Na ovom ekranu možete izabrati koje formate dokumenata želite da uvezete. Možete dodati i brisati formate iz svoje liste. Pomoću dugmeta "Default" možete vratiti standardne postavke. Dokumenti koje ne podržava RetSoft mogu se uvesti, ali se ne mogu pregledati unutar arhive i indeksiranje nije moguće. Da biste pogledali takav dokument,
možete dvaput kliknuti na njega i otvoriti ga u drugoj aplikaciji.


Postavke metapodataka

U ovom folderu podesite postavke za dodavanje metapodataka (imena, ključne riječi, itd.) Na uvezene dokumente.

  • Dodavanje ekstenzije dokumenta u ime.(standardno)

Kada RetSoft Arhiv ne prepozna format dokumenta, ekstenzija će biti dodata u naziv dokumenta u vašoj arhivi.

  • Dodajte metapodatke dokumentima

Kada ova opcija nije potvrđena, RetSoft će tražiti metapodatke ​​prilikom uvoza. Pogledajte u sekciji 'Metapodaci' kasnije u ovom uputstvu, za više detalja.  

  • Koristi datum dokumenta kada metapodaci nedostaju (standardno)

Kada u metapodatke nije unesen datum, koristit će se sistemski datum dokumenta. U svim ostalim slučajevima će se koristiti trenutni datum.

Izbor arhive

Odaberite svoju arhivu u koju želite da uvezete foldere i dokumente. Ako želite, takođe možete unijeti ciljani folder u koji treba da se uvoz izvrši. Ako ciljni direktorij ne postoji, on će biti kreiran.

Uvoz ...

Završeno!

Nakon uvoza svih foldera i dokumenata, možete završiti klikom na "Done". Ako je došlo do problema tokom uvoza, prikazat će se dnevnik sa detaljima greške.

.

Uvoz metapodataka

Ako prebacujete dokumente iz drugog rješenja za arhiviranje i želite da uvezete metapodatke iz tog rješenja u RetSoft, to je takođe moguće.

U našem priručniku možete pronaći više detalja o toj temi.

Pregled ostalih artikala