Uvoz dokumenata u Retsoft

RetSoft osim skeniranih, podržava rad i sa ostalim digitalnim dokumentima. Integracija sa MS Office i Outlook-om omogućava direktno arhiviranje dokumenata i iz MS Word, MS Excel, Outlook-a...

U ovom članku ćemo pokriti tri načina uvoza:

  1. Preko tipke za uvoz
  2. Drag and Drop
  3. Korištenjem foldera "Inbox"

 

Arhiviranje tipkom za uvoz

Nakon pokretanja arhive možete koristiti tipku za uvoz na
traci sa alatkama da biste izabrali jedan ili više dokumenata
za uvoz u željeni folder u arhivi. Možete uvoziti samo dokumente, a ne čitave
foldere! Ako želite da uvezete čitave foldere i dokumente u njima, koristite čitač foldera.


Nakon što kliknete na otvoreno polje, dobijete mogućnost dodavanja metapodataka u dokumente.


Ovo je neobavezan korak, ali se preporučuje kada želite da
pronađete dokumente na osnovu parametara koji nisu sadržani unutar dokumenta.

Potvrdni okvir "Update search index immediately after import" osigurava da je sadržaj dokumenata dodat u bazu podataka za pretragu, tako da možete pretraživati dokumente i po njihovom sadržaju.

Kliknite na OK da započnete uvoz. Kada importujete dokumente RetSoft će ih provjeriti i optimizirati za pregled unutar arhive, što može potrajati zavisno od količine dokumenata koje uvozite.


Dokumenti su uvezeni u RetSoft arhivu, datum je promijenjen na datum uvoza.

 

Povlačenje i ispuštanje dokumenata (Drag&Drop)

Ovo je najlakši način da dodate dokumente u arhiv. Otvorite Windows Explorer i idite do
dokumenata koje želite da uvezete. Kada ih pronađete, odaberite dokumente i povucite
ih (dok držite tipku miša) u željeni folder u arhivi!


Poslije ispuštanja dokumenata u RetSoft arhiv dobijate iste dijaloge za dodavanje
metapodataka kao i kada uvozite dokumente preko tipke za uvoz.

 

Korištenje
funkcije "Inbox"

Svaki korisnik može povezati jedan folder na svom PC-ju ili mrežnom disku sa folderom u arhivi. Ako korisnik pohranjuje dokumente unutar tog Windows foldera, RetSoft arhiv će obavijestiti korisnika da se novi dokumenti mogu uvesti u arhiv.

Ovo je jednostavan način za pohranu u arhiv, jer nakon
uvoza dokumenti se automatski brišu iz Windows foldera i jedino postoje unutar
RetSoft arhive. Na taj način izbjegavate dupliranje dokumenata.

Kako konfigurisati Inbox folder (prijemni folder)

Odaberite "Settings", otvoriće se sljedeći dijalog.

Na prvom tabu svaki korisnik može da konfiguriše svoj
sopstveni Inbox. U ovom primjeru Inbox je postavljen folder  "C: \ an example folder". Također možete odabrati folder na mrežnom disku.

Rad sa funkcijom Inbox

Kada se dokument pohrani u folder "c: \ an example folder", arhiv ga detektuje kao novi dokument i plava strelica će započeti da treperi  u folderu INBOX.


Klikom na folder INBOX, arhiv će zatražiti uvoz dokumenata iz Windows foldera.


Poslije vaše potvrde dokumenti se uvoze u arhiv i Windows Folder će biti ispražnjen.


 

 

Pregled ostalih artikala